Seguici su:

Focus

Letto 689 Volte
Condividi

Rispetto del disciplinare GDPR per i documenti cartacei

Il General Data Protection Regulation, meglio conosciuto con l’acronimo GDPR, è il nuovo regolamento che l’Unione Europea ha elaborato per garantire la massima protezione dei dati personali sensibili di clienti ed utenti da parte delle aziende. In vigore dallo scorso maggio il GDPR non stabilisce limiti minimi di sicurezza, ma lascia ad ogni azienda il potere decisionale su quali misure adottare in funzione alla loro struttura e motivazione.
Con l’introduzione del cambiamento ci si è affannati per mettersi in pari cercando di stare dietro alla norma e perdendosi spesso per strada qualche interpretazione. Ad esempio, cosa forse non chiara a tutti, non si tratta di un qualcosa che ha a che fare con la rete soltanto. Il GDPR va a regolare l’intero rapporto di una azienda con i proprio clienti in rierimento alla metodologia utilizzata per la conservazione dei dati personali, di qualsiasi matrice essi siano. Anche i cartacei quindi.

Pubblicità

GDPR e documenti cartacei

Parlando quindi di GDPR con riferimento al solo cartaceo, la conservazione di documenti e file sensibili o riservati  mette una azienda davanti ad una serie di impellenze. L’obbligo è quello di esaminare le modalità di archiviazione delle informazioni proprio come dinnanzi a file di natura multimediale raccolti tramite il proprio sito internet.
Si deve quindi valutare se si ha ancora la necessità di conservare quei file cartacei; se l’utilizzo che se ne sta facendo è quello corretto; se  tutte le persone che vi stanno accedendo hanno facoltà e necessità di farlo. Ove non ci siano impellenze di questo genere si può proceere alla distruzione dei documenti cartacei. Ecco perchè uno egli strumenti che sembra non dover mancare oggi in una azienda è un distruggidocumenti.
Si sta parlando di un apparecchio in grado di eliminare i fogli su cui sono riportati dati sensibili e personali, nel momento stesso in cui questi non occorrono più. Uno strumento da sempre esistito ma che, per paradosso, proprio grazie alla GDPR sta diventando fondamentale in ogni realtà aziendale.

I distruggidocumenti per eliminare file riservati

Sul mercato ce ne sono diversi, cerchiamo di capire per quale optare. La scelta del distruggidocumenti più adatto per ogni impresa dovrà tener conto della frequenza giornaliera di utilizzo, del grado di segretezza dei documenti da smaltire e del tipo di taglio desiderato.
In base al grado di segretezza occorre precisare che un distruggidocumenti può garantire diversi livelli di sicurezza che vanno dal DIN 1, utilizzato per pratiche che devono essere rese illeggibili ma con esigenze di sicurezza limitate, al DIN 6, richiesto quando all’interno dell’ufficio sono presenti documenti ad elevato livello di segretezza, come ad esempio atti dei vari uffici governativi.
Anche il tipo di taglio che è in grado di realizzare il tritacarta può influire sul livello di segretezza. Se un apparecchio è predisposto per un taglio a strisce, il suo impiego potrà rivelarsi utile per lo smaltimento in tutta sicurezza dei documenti di uso quotidiano, mentre un distruggidocumenti con tipologia di taglio a frammenti sarà in grado di trasformare ogni pratica in piccoli rettangoli di carta, riducendone il volume e assicurando così un maggior livello di sicurezza.
Per le aziende che utilizzano documenti con dati estremamente sensibili infine, può essere consigliato un distruggidocumenti a taglio in microframmenti. Ogni foglio verrà così ridotto in minuscoli pezzettini, in modo tale da rendere assolutamente impossibile una eventuale lettura dei dati precedentemente inseriti.

Pubblicato in Focus

Scritto da

Erik Lasiola

Giornalista di inchiesta, blogger e rivoluzionario

Potrebbe interessarti

Lascia un commento

Seguici su: