Il nostro mondo si sta evolvendo a una velocità importante: organizzare i documenti aziendali è sempre stato complesso, soprattutto quando la gestione era ancora cartacea. Ma i software gestionali hanno modificato profondamente i processi aziendali, influenzando in modo positivo sia i costi operativi sia l’efficienza stessa.
Tutto questo è possibile grazie ai software gestionali che vengono proposti dalle realtà che si impegnano a offrire alle imprese una soluzione concreta, come Edok. Ne parliamo.
In questo articolo parliamo di:
Cosa sono i sistemi di gestione documentale
La gestione documentale è ormai diventata un vero e proprio asset strategico. Un sistema di gestione documentale (EDMS – Electronic Document Management System) ha il compito di strutturare, automatizzare e rendere accessibile l’intero patrimonio informativo di un’organizzazione.
Grazie alle funzionalità avanzate, basate sulla classificazione e sull’indicizzazione con algoritmi intelligenti, questi sistemi ci consegnano un grande vantaggio competitivo. Quale?
La possibilità di gestire grandi volumi di file con precisione e rapidità. Non è solo una mera questione di conservazione dei documenti, bensì di tracciabilità e di disponibilità: nel momento in cui ci occorrono, ecco che possiamo trovarli in pochi secondi.
Il risultato? Il processo è più snello e non siamo dipendenti dagli interventi manuali, ma, anzi, assistiamo a una drastica riduzione degli errori operativi.
Perché conviene digitalizzare i processi aziendali
Digitalizzare i processi è ormai la normalità, soprattutto perché continuare a gestire pratiche, approvazioni o documenti a mano — o peggio, su mille file sparsi — rallenta tutto. È una perdita di tempo, ci espone a errori evitabili. Complichiamo delle operazioni che potrebbero essere automatiche.
Al contrario, un sistema digitale ben strutturato ci dà l’opportunità di accedere subito alle informazioni, senza fare dei passaggi inutili o aspettare a lungo.
In più, meno carta, meno spazio occupato, meno costi. I processi diventano più snelli, i team lavorano meglio, e l’intero flusso aziendale ne guadagna in velocità e chiarezza. Nessun rischio di “non trovare più quel file”, né di dover rincorrere approvazioni con e-mail infinite. Una decisione strategica che impatta positivamente sull’efficienza, sulla competitività e sulla sostenibilità.
Caratteristiche di un buon software gestionale
A questo punto è importante approfondire le caratteristiche di un buon software per la gestione aziendale. Il primo? La modularità: deve rispondere ai bisogni specifici dell’azienda. L’obiettivo è quello di evitare dei costi superflui o di accedere a funzionalità che alla fine rimangono inutilizzate.
Deve poi essere assolutamente semplice da usare, con un’interfaccia chiara e intuitiva, pensata per chi lavora; ecco perché il prossimo requisito è la personalizzazione. Dobbiamo infatti considerare che ogni azienda ha i suoi flussi, le sue logiche e le sue abitudini.
Per fare un esempio, semplicemente il gestionale deve adattarsi al cuore dell’impresa e non deve costringere le persone a cambiare metodo per stare dentro al sistema.
È poi indispensabile che il software sia accessibile ovunque, per chi lavora in ufficio, da casa o in viaggio, e sicuro. Come abbiamo detto, questi software sono ormai degli asset strategici, quindi non possiamo permetterci una fuga di dati o una violazione.
In questo modo è possibile assistere a una crescita dell’azienda: del resto la digitalizzazione ha interessato ampiamente tutti i settori ed è arrivato il momento di iniziare a guardare al futuro.
